1.5.2018

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja.

1. Rekisterinpitäjä

Helppi ry
Huuhanmäentie 3
80790 Kontioranta
Puh. 045-291 0009
Y-tunnus 1537185-9
http://www.helppiyhteiso.fi

2. Rekisteröidyt

  • Yhdistyksen jäsenet (jäsenrekisteri)
  • Yhteisön asiakkaat (asiakasrekisteri)
  • Laskutettavat asiakkaat (laskutusrekisteri)

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Käsittelyn tarkoitus:

  • Jäsenrekisterin osalta yhdistyksen säännöissä mainitut tehtävät
  • Asiakasrekisterin osalta sosiaalihuoltolain mukaiset tehtävät
  • Laskutusrekisterin osalta myyntireskontran ylläpito

Käsittelyperuste

  • Jäsenrekisterin osalta rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Asiakasrekisterin osalta sosiaalihuoltolain mukaiset tehtävät
  • Laskutusrekisterin osalta rekisterinpitäjän oikeutettu etu

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Yhdistyksen rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Osoite
  • Sähköposti

Asiakasrekisteriin (FastROI Oy:n HILKKA SaaS -palvelu) tallennetaan seuraavat tiedot:
Perustiedot: nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot, potilaan antamat suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovutukseen liittyen

Kertomustiedot: asiakkaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot). Potilaan toimittamat terveystiedot.
Tutkimusrekisteri: laboratorio-, kuvantamis- ja muut tutkimustiedot

Laskutustiedot: hoitovuorokausien laskutustiedot, laskutettava organisaatio, asiakkaan perustiedot tai maksusitoumus

Käyttötarkoitus

  • Jäsenrekisteri: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • Asiakasrekisteri: Sosiaalihuollon asiakasrekisteri
  • Laskutusrekisteri: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

5. Käsittelyn kesto

  • Jäsenrekisteri: Tietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys on voimassa
  • Asiakasrekisteri: Lain mukainen säilytysaika
  • Laskutusrekisteri: Kirjanpitolain mukainen säilytysaika

6. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä yhteydenottolomakkeen kautta.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi. Huom! vastustamisoikeus ei koske sosiaalihuoltolain mukaista asiakasrekisteriä ja siinä olevia tietoja (HILKKA SaaS-palvelu).

Suoramarkkinointikielto

Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

7. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot.
Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.
Toinen sosiaali- tai terveydenhuollon tomintayksikkö tai sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö.
Kelan Kanta-palvelu.

8. Tietojen luovutukset

Asiakastiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13§) ja henkilökunnalla ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöstöllä on salassapitovelvollisuus kaikkeen hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa paperitulosteena potilaan yksilöidyllä suostumuksella tai mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää potilaan suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

Kelan Reseptikeskus: Potilaan sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela (www.kanta.fi)

Edellä mainitusta poiketen potilastietoja voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla
– tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89 3§): Terveyden ja Hyvinvoinnin Laitoksen (THL) valtakunnalliset tilastot. Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen (Fimea) ja Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valvira) vuosiraportit. Tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella.
– tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle, asiakkaan suullisen suostumuksen, kirjallisen pyynnön tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, asiakasasikirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • FastROI Oy
  • Tmi Tikka consulting

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
  •  Rekisterien käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
  • Rekisterit sijaitsevat pilvipalvelussa, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  • Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
  • Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

11. Evästeet

Emme käytä tällä verkkosivustolla evästeitä.